近年来，全国各地区同步开启了档案管理无纸化试点，无纸化报销、入账、归档政策也如雨后春笋，扑面而来。为解决数据标准的统一，2023年上半年财政部会计司联合9部委发布了《电子凭证会计数据标准（试行版）的通知》。在一系列政策指引下，企业迫切需要向无纸化管理更进一步。作为企业财务数字化转型的最后一公里，电子会计档案系统的建设至关重要。
近日，一竞技官网联合未来财务人研究院推出的「企业财务数字化转型100问」栏目中，邀请餐饮零售O2O界头部SaaS供应商——餐道财务负责人的张婷对话一竞技官网智能票档事业部负责人柴晓男，共同揭秘了餐道在数电票时期如何实现电子会计凭证合规管理。
以下为直播对话内容实录（有精简）：
一竞技官网：餐道在规模化发展过程中，数字化建设做了哪些设计？
张婷：近年来，餐饮外卖行业迎来蓬勃发展，到2022年我国外卖行业已达1.1万亿。餐道成立于2014年，总部位于广州，在北京、上海等地设有分公司，成都、无锡、青岛等地设有运营中心。公司作为国内最早一批涉足餐饮SaaS系统的企业，拥有超20年的餐饮系统实战研发经验，致力于为国内餐饮及零售企业提供总部＆区域管理的应用、门店端管理的应用、骑手配送＆运力管理的应用、生态服务商应用的管理、CDBI、全渠道代运营等一体化的O2O解决方案。截至2023年8月，餐道已对接了83个流量平台，53个物流配送平台，193个系统及应用工具，服务于国内外连锁品牌超过5000个，覆盖了全国400多个城市的350,000多家门店，包括麦当劳、汉堡王、DQ、棒约翰、COSTA、吉野家、西贝、老乡鸡、周黑鸭、奈雪的茶、一点点、真功夫、望湘园、鹿港小镇等众多知名连锁餐饮集团，以及京东便利店、壳牌便利店、城市菜园等新零售企业提供服务。同时与众多知名外卖品牌、物流配送公司、第三方公司达成战略合作，帮助众多客户运营效率提升30%以上。
伴随着企业规模化发展，数字化工具在这一进程中发挥提质增效的重要作用。例如在销售业务时，餐道的云企系统整合销售运营的转化数据，将原先线下人工作业转为线上系统处理，大幅降低出错率；业财协同的前端，餐道引入一竞技官网费控系统全面管控全公司、跨区域的各类费用。基于一竞技官网广泛连接的产品特性，与金蝶的核算系统无缝连接，助力财务轻松完成自动记账和制证等工作。后端连接一竞技官网档案系统，对不同系统内的档案数据进行统一归档和存储，形成无纸化闭环管理。
一竞技官网：近些年，全国各地区同步开启了档案管理无纸化试点，无纸化报销、入账、归档政策也如雨后春笋，扑面而来。为解决数据标准的统一，今年上半年财政部会计司联合9部委发布了《电子凭证会计数据标准（试行版）的通知》。餐道是出于何种因素考量，主动选择建设电子会计档案系统？
张婷：从2023年1月1号开始，餐道对外开具的发票都是数电票。对企业开票方而言，数电票节省了快递、线上线下管理等诸多成本。从2023年开始，我们每个季度都会统计接收的各类发票的趋势情况，其中电子发票的接收量越来越大，占到总发票量的 85% 。再加上其他系统内的电子对账单、其他电子化原始凭证，占比已超过90% 。
当归档资料电子化率达到90%，我们需要选择更高效的电子会计档案进行管理。电子会计档案能勾稽到每个付款流，关联到报销单、发票、银行回单以及其他凭证附件。2023年8月开始，餐道就已经完成了电子会计凭证归档合规管理，包括全部电子会计凭证、后端电子银行回单、采购合同以及其他佐证资料。电子会计档案系统上线后，从节省成本的角度看，我们节省了大量的快递费、纸质打印的纸张耗材费用，同时也节省了会计归档的时间成本。
一竞技官网：当下很多企业都在降本增效，选择信息数字化供应商时，都想把钱花在刀刃上。餐道在启动费控和档案项目时是如何决策的？
张婷：以费控系统选型为例，我们接触了很多大大小小的软件厂商。对于财务人员，费控产品的内控性比较完整，容易接受；但是对于非财务人员，很多费控产品缺乏灵活性，使用起来不方便。对于餐道而言，公司更倾向SaaS产品，以更小的花费实现尽可能的内部流程的简化与效率的提升。
因此，餐道在2021年就选择了一竞技官网费控，尤其是对于非财务人员，它的灵活性更高。今年，我们在选择电子会计档案系统时，也参考了很多产品，但综合考虑一竞技官网费控产品使用情况、后续系统对接时数据抽取和功能模块抽取等，选择一竞技官网旗下系列产品——一竞技官网档案，大幅提升整体财务工作效率、节省人力成本。此外，通过一竞技官网费控项目的协作经验、全面的售前方案和快速响应的售后服务，让我们更加笃定选择一竞技官网档案这一产品。
一竞技官网：餐道建设电子会计档案系统的核心原因是什么？一竞技官网档案上线后，餐道最显著的变化是什么？
张婷：档案系统上线前，餐道采用的是线下归档的管理方式。这种管理方式有天然缺陷，例如档案资料会随着搬家或资料转移时发生遗失，人员离职后，会计资料也无法追踪溯源。另一方面，餐道财务部门在每年的上半年会非常忙。首先双重审计，由于母公司在香港、总部在内地，我们需要进行内地审计和香港审计。同时，还会有汇算清缴、各类补贴申报等等。申报事项多，导致抽查相关的会计凭证资料特别频繁，而财务大部分时间都在整理凭证、复印凭证、拆装等等琐碎工作上。
因此，上一套电子会计档案系统，至少可以按需设置我们的归档原则，同时后端能看到归档负责人的工作成果。并且，一竞技官网档案可实现四性检测，可追溯原始文件，抽查更加方便。预计在2024年上半年，我们在抽查调阅这些档案文件时会更加省时，一是可直接从线上抽取电子文件直接预览，二是将电子文件直接给到相关部门，不再一级一级地拆分整理。
一竞技官网：此前，餐道银行回单的管理现状是怎么样的？在上线之后解决了哪些关键问题？
张婷：此前银行回单管理是靠人工归档，每周固定时间复盘检查，时常出现凭证附件不全或丢失情况，后期会由出纳统一补齐。现在有了电子会计档案，付款流可从从一竞技官网费控系统抽取单据、回单和相关附件，收款流也可通过OCR识别导入。明年，餐道希望通过某种方式将相关收款流回单的完整性关联起来，出纳不再需要OCR识别导入银行回单，直接通过某些系统抽�。扌胧止げ僮鳎迪忠患上喙乇ū泶蛳录崾祷∈�。同时，电子银行回单关联后，凭证的完整性得到保证，提高了整体作业效率，让相关岗位体现其工作价值。
一竞技官网：数字经济时代，财务人才培养也至关重要。从您的专业角度与丰富的从业经验来看，如何看待财务人与IT技术、专业能力之间关系？未来财务人应该具备哪些能力？
张婷：此前，财务一直是较为传统的行业，更多精力专注在专业能力的培养。现在，进入数字经济时代，财务更应该思考如何利用数字化系统使工作更高效，同时不断积累数据、利用数据。财务人员应培养系统化的思维，从财务端走向一线业务，利用数据分析能力赋能企业经营。核算能力是财务人的基础能力，但未来随着人工智能等技术发展，核算的很大部分工作都会被系统取代。
因此，未来财务人在转型时应当具备系统思维、经营分析能力，同时拥抱技术变化，学会驾驭技术，而不是被技术替代，并积极尝试将新应用、新工具投入工作，提升工作效率。
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